Entender el espacio es un componente crítico en las prácticas efectivas de administración de instalaciones. Es la base para la gestión de la ocupación, así como la gestión de mudanzas, planificación estratégica, reservas de salas, mantenimiento de instalaciones y administración de bienes raíces. El propósito de esta guía es compartir las mejores prácticas que se han desarrollado en la profesión en las últimas décadas, explicar las decisiones clave que deben tomar las organizaciones y discutir las tendencias actuales en el uso del espacio de trabajo.

Los beneficios de la gestión de espacios

El primer costo más grande para una empresa son sus empleados. El segundo mayor costo son las instalaciones que ocupan esos empleados. Aproveche las mejores prácticas de gestión de espacio de instalaciones de expertos de la industria para que pueda aprovechar al máximo su inversión en bienes raíces. Comprender los tipos de espacios dentro de una cartera de bienes raíces y saber cómo se utilizan es esencial en una operación de instalación bien administrada. Un buen sistema de gestión de espacio proporcionará tres beneficios principales:

Eficiencia

La información sobre cómo se utiliza o no se utiliza el espacio proporciona la base para las decisiones sobre expansión, reducción o cambios. Estas acciones pueden producir importantes ahorros en los gastos de bienes raíces al reducir el desperdicio de espacio y producir un mejor ajuste entre la demanda y la oferta de espacio.

Eficacia

La información sobre cómo se ocupa el espacio proporciona orientación para la asignación departamental, permitiendo a los grupos de trabajo trabajar en la proximidad del espacio adecuado para sus tareas. Conocer las ubicaciones de los espacios de trabajo disponibles permite un proceso de incorporación sin problemas para los nuevos empleados y evita la frustración de tener que buscar escritorios vacíos.

Fundación

La información recopilada para la gestión del espacio servirá de base para la mayoría de las otras funciones en la gestión de instalaciones, incluida la gestión de movimientos, el mantenimiento de las instalaciones y la planificación estratégica.

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Las 10 principales cosas que debería saber sobre su espacio

Un buen sistema de administración del espacio proporcionará a un administrador de instalaciones información espacial esencial para realizar evaluaciones comparativas con otras organizaciones, planificar el crecimiento futuro y evaluar la eficiencia de un edificio. Encontramos que hay diez medidas clave de espacio que todo administrador de instalaciones debe conocer.

1.      Área total

Aunque un desglose más detallado del espacio es útil, saber en un momento dado cuántos pies cuadrados o metros cuadrados usa una organización es información esencial. La elección de la medición del área dependerá del tipo de instalación. Los pies cuadrados brutos o los metros cuadrados son útiles para todos los tipos de edificios. Para edificios de oficinas, los pies cuadrados o metros cuadrados rentables son igualmente útiles.

2.      Capacidad

El número de asientos de oficina y estaciones de trabajo en una instalación. Esta es una medida del número de ocupantes que se pueden asignar en un edificio determinado.

3.      Recuento de ocupantes

El número de ocupantes asignados a un edificio determinado.

4.      Tasa de ocupación

El porcentaje de plazas asignado a los ocupantes. El cálculo se produce dividiendo el recuento de ocupantes por capacidad.

5.      Tasa de vacantes

El porcentaje de plazas no asignadas a ocupantes. El cálculo se produce restando la tasa de ocupación del 100%.

6.      Densidad planificada

El promedio de pies cuadrados o metros cuadrados por asiento. La elección de la medición del área dependerá del tipo de instalación. Para edificios de oficinas, se recomienda el uso de pies cuadrados o metros cuadrados, ya que los resultados se pueden comparar con las encuestas de referencia publicadas. Para otros tipos de edificios, los pies cuadrados brutos o los metros cuadrados serían más aplicables. La medición se calcula dividiendo el área total de un edificio por la capacidad del edificio. Un cálculo relacionado es la “densidad real”, que es una medida del área promedio dividida por la ocupación.

7.      Espacio asignado por el ocupante

Una lista de todos los ocupantes y sus estaciones de trabajo o estaciones de trabajo asignadas.

8.      Puestos vacantes

Una lista de asientos de oficina y estaciones de trabajo no asignados actualmente a los ocupantes.

9.      Asignación de espacios por departamento

Una lista de todos los departamentos y sus estaciones de trabajo asignadas y pies cuadrados o metros cuadrados asociados.

10. Porcentaje entre oficina de planta abierta vs. cerrada

La cantidad de estaciones de trabajo de planta abierta dividida por la cantidad total de asientos (incluidas oficinas, escritorios y estaciones de trabajo de planta abierta) en un edificio determinado.

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Fuente: SCHLEY, Michael. “Best Practices for Space Management to Maximize Your Corporate Real Estate Investments”. Traducido por: Arq. Ricardo López.

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