<<<Parte I

Datos de inventario de espacios

Los sistemas de gestión del espacio comprenden dos sistemas de información principales: el inventario y la ocupación del espacio. El punto de partida para implementar un sistema de administración del espacio es definir los datos del inventario del espacio. El inventario de espacio describe las instalaciones físicas e incluye sitios, edificios, pisos y espacios. En términos generales, el inventario de espacio está separado de la información sobre la organización y las personas que ocupan el espacio.

Inventario de espacio – Jerarquías

La jerarquía de información variará según cada organización, pero en la forma más simple, el inventario de espacio se definirá por una jerarquía de cuatro niveles de la siguiente manera:

Sitio> Edificio> Nivel> Espacio

Para las organizaciones que tienen grandes carteras de bienes raíces en muchas ubicaciones, se puede agregar un quinto nivel de jerarquía por encima del nivel del sitio. Una jerarquía para una gran corporación nacional o multinacional podría tener este aspecto:

Región> Sitio> Edificio> Nivel> Espacio

Decisión: una empresa que implementa un nuevo sistema de gestión de espacio debe evaluar sus requisitos para el seguimiento de edificios. Las organizaciones con muchos edificios deben considerar utilizar la definición del sitio y posiblemente agregar un nivel adicional de jerarquía por encima de eso.

Sistemas de codificación para una identificación única

En cualquier sistema de información, cada elemento necesita un código de identificación único. Esto es ciertamente cierto de la gestión del espacio. Una organización que implemente un sistema deberá, como mínimo, seleccionar o definir un sistema de codificación o numeración para los siguientes elementos:

Codificación para edificios

En algunas situaciones, un departamento de bienes raíces ya tiene un sistema de codificación para edificios. En general, habrá una ventaja al usar los mismos códigos. En este caso, se debe prestar atención a quién asigna códigos para nuevas propiedades para evitar confusiones. También puede haber un sistema ya utilizado en los sistemas de Recursos Humanos o Planificación de Recursos Empresariales (ERP) para las ubicaciones de los empleados. Estos deben considerarse para su uso, pero deben evaluarse cuidadosamente para garantizar que los edificios estén claramente diferenciados y que exista un método organizado para asignar códigos a los nuevos edificios.

Si no existe un sistema de codificación existente para identificar edificios, el departamento de administración de la instalación tendrá la tarea de crear un sistema. Dado que estos códigos formarán parte de la dirección de las ID de espacio y se utilizarán en muchas funciones, una buena práctica recomendada será mantener el código corto y, si es posible, lógico. Para una organización con edificios en varios estados, se podría considerar un código de dos caracteres que designe estado o ciudad seguido de un número secuencial de dos dígitos. Por ejemplo, “NY10” podría indicar el décimo edificio en Nueva York. “LA32” sería el edificio 32 en Los Ángeles. Otro enfoque es utilizar direcciones de calles como “12BS” para 12 Broad Street.

Codificación y espacios

En los sistemas de gestión del espacio, el elemento espacial más básico es el espacio. Esto podría ser una habitación, una estación de trabajo de planta abierta, una escalera, un baño, un elevador, un pasillo o, posiblemente, incluso una persecución de tuberías. En FM: Interact, cada uno de estos elementos espaciales se considera un espacio.

Los códigos de ID de espacio son necesarios para identificar de forma única cada espacio. Todas las salas, estaciones de trabajo y otros elementos espaciales requieren números o códigos. Si ya existe un sistema de identificación, será ventajoso utilizarlo. Puede ser necesario definir códigos o números adicionales para espacios de trabajo de plan abierto, armarios y otras habitaciones que no estén numeradas. Agregar un sufijo de letra es una forma lógica de hacer esto.

Los códigos de ID de espacio deben ser únicos por construcción. Pueden repetirse entre edificios ya que la dirección es el código de construcción seguido del código de espacio. Por ejemplo, podríamos tener “NY10 1000” en Nueva York y “LA32 1000” en Los Ángeles. En términos generales, los códigos de identificación de espacios comenzarán con el código de piso. Esta es una práctica común y apoya la suposición de que la mayoría de la gente hará. Por ejemplo, la mayoría de la gente supondría que la habitación 23050 está en el piso 23. Una vez más, debería haber solo una habitación 23050 en un edificio determinado. Al definir un sistema de identificación de espacio en un piso, una buena práctica es tener en cuenta los hallazgos, correr números secuenciales a lo largo de un corredor principal de la misma manera que uno se encontraría en un hotel típico. Los números o códigos deben tener espacios vacíos para permitir que se agreguen espacios futuros mediante la reconfiguración.

Por ejemplo, una secuencia de espacios numerados 23050, 23055, 23060 y 23065 permitiría los espacios futuros 23052 y 23062. También se pueden usar sufijos de letras, en particular para grupos de espacios de trabajo de planta abierta. Por ejemplo, 23050A, 23050B, etc. Un método alternativo para asignar códigos de ID de espacio es usar un sistema de numeración de cuadrícula con una letra que indique un eje de la cuadrícula y un número que indique el otro. Por ejemplo, 23-C2-15 que indica un espacio en el piso 23, columna Bay C2, espacio 15. Aunque esto es bastante ordenado, puede no ser útil para los visitantes, ya que muchas personas entienden el espacio de forma experiencial en lugar de visualizar el espacio como un plano o mapa.

Decisiones: La organización que implementa un sistema de administración de espacio debe determinar los sistemas para la codificación exclusiva de edificios, pisos y espacios.

Clasificar espacio – Tipos de espacio

Recordando que los espacios sirven para una variedad de funciones, los atributos se usan para designar clasificaciones generales de espacio. Para algunos tipos de instalaciones, como la educación superior, existe un sistema definido por la industria para las clasificaciones espaciales. En los Estados Unidos, los colegios y universidades utilizan la codificación del Manual de Clasificación e Inventario de Instalaciones (FICM, por sus siglas en inglés) para clasificar el espacio según el uso. Para el espacio de oficinas, no existe un sistema de clasificación generalmente aceptado. Los sistemas de clasificación espacial han sido desarrollados por Omniclass (Tabla 13 – Espacios por función) y por OSCRE. Sin embargo, ninguno de los estándares tiene todavía una adopción significativa. Además, el estándar OSCRE no es un estándar público y está disponible solo para las compañías que han pagado para unirse a OSCRE.

FM: Systems recomienda un sistema de clasificación práctica que sea fácil de entender. En FM: Interact, el sistema se implementa utilizando el campo Tipo de espacio en Inventario de espacio y es un campo obligatorio para todos los espacios. La lista de valores válidos de tipo de espacio usa una letra inicial de “P” para el espacio del personal, “S” para el espacio de soporte y “X” para el espacio de soporte del núcleo o del edificio. La lista parcial a continuación muestra los códigos de tipo de espacio típicos para instalaciones de oficina.

P-OFFC Oficina
P-WKS Puesto de trabajo
S-CONF Sala de conferencias
S-BREAK Sala de descanso
S-LOBBY Lobby
X-ELEV Elevador
X-STAIR Escalera
X-WALL Muros exteriores

 Decisión: la lista predeterminada es un punto de partida sugerido. La organización que implementa un sistema de gestión de espacio debe modificar esto para acomodar los espacios particulares en las instalaciones de la organización.

>>>Parte III

Fuente: SCHLEY, Michael. “Best Practices for Space Management to Maximize Your Corporate Real Estate Investments”. Traducido por: Arq. Ricardo López.

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