(...Viene de Parte II)

Comprensión de las mediciones de espacio

En los últimos cincuenta años, las profesiones de bienes raíces comerciales y administración de instalaciones han desarrollado conceptos y términos de espacio generalmente aceptados. En el espacio de oficinas, el estándar más conocido es definido por la Asociación de Propietarios y Administradores de Edificios (BOMA). El propósito de la norma BOMA es definir el área por la cual el arrendatario paga el alquiler. Las tres medidas clave definidas en el estándar BOMA son:

  • Área bruta: el área dentro de las paredes exteriores.
  • Área rentable: el área calculada por la cual el inquilino paga el alquiler.
  • Área utilizable: el área en un piso de varios inquilinos que define las instalaciones de un inquilino.

Aunque el estándar BOMA se desarrolló para respaldar el espacio arrendado, el sistema de medición también es utilizado comúnmente por los edificios ocupados por sus propietarios, ya que admite comparaciones con el punto de referencia de la industria. datos. La Asociación Internacional de Administración de Instalaciones (IFMA) ha complementado estos conceptos con una medida adicional:

  • Área asignable: El área de un espacio de trabajo o sala.

El diagrama a continuación muestra un enfoque para comprender el espacio de oficina.

Las normas respectivas definen métodos ligeramente diferentes para medir el espacio de oficina, y la organización que implementa la administración del espacio tendrá que decidir sobre las normas para polilíneas, las líneas de límite utilizadas para medir y definir cada espacio. Esto se explica en el Apéndice 1. Para el espacio de la universidad y la universidad, particularmente en los Estados Unidos, la norma recomendada es la norma del Manual de inventario y clasificación de instalaciones (FICM) definida por el gobierno de los Estados Unidos. El FICM define la siguiente organización del espacio:

Para colegios y espacios universitarios fuera de los Estados Unidos, se deben usar las normas locales de los países donde corresponda. Donde no existen estándares específicos para cada país, FM: Systems recomienda usar el estándar FICM. Esto facilitará las comparaciones de referencia con un gran número de universidades en los Estados Unidos. Para los centros académicos de atención médica que forman parte de las universidades, generalmente se recomienda el estándar FICM. Para instalaciones sanitarias no académicas, una expansión de los códigos de tipo de espacio para edificios de oficinas puede ser más lógica. La práctica de la industria en esta área aún está evolucionando, por lo que actualmente no hay una clasificación de espacio de uso común para estas instalaciones.

Decisión: Determine qué estándar de medición de área se utilizará.

Fuentes gráficas para el inventario espacial: CAD y BIM

En términos generales, el inventario espacial debe originarse con una fuente gráfica, específicamente Diseño asistido por computadora (CAD) o Modelado de información de construcción (BIM).

Prácticamente todos los edificios de los últimos veinticinco años han sido diseñados con CAD o BIM. El proveedor dominante de software CAD y BIM ha sido Autodesk con sus productos AutoCAD y Revit. Debido a la posición de mercado de Autodesk, otros proveedores de software CAD y BIM generalmente ofrecen la capacidad de exportar gráficos al formato AutoCAD o a formatos neutros que se pueden leer con AutoCAD o Revit.

FM: Interact admite AutoCAD y Revit usando extensiones de programa que conectan los dibujos de AutoCAD o los modelos de Revit directamente a la base de datos de FM: Interact. Por lo tanto, cuando se realizan cambios en AutoCAD o Revit, los datos se actualizan inmediatamente en el sistema FM: Interact. Los planos gráficos se actualizan mediante un proceso de publicación que el usuario realiza cuando se realizan cambios en los gráficos del plano. En FM: Interact, las funciones de marcado que se pueden usar dentro del navegador también se pueden usar para efectuar cambios en AutoCAD o Revit.

Por cierto, no es raro que las áreas medidas en dibujos CAD difieran de las áreas rentables especificadas en los arrendamientos. En estos casos, es importante comprender primero que el área rentable en arrendamiento puede incluir una asignación para el espacio común y, por lo tanto, no puede compararse fácilmente con el área medida de una premisa de arrendamiento. Además, el área en el contrato de arrendamiento puede no estar basada en información precisa y puede haber motivos para volver a medir el espacio. Cuando los cálculos varían, generalmente recomendamos que el área basada en dibujos CAD se utilice para fines de gestión de espacio con el área según el acuerdo de arrendamiento rastreado en el sistema, pero no se use para los cálculos del sistema.

Preparación de dibujos de AutoCAD para la gestión de espacios

La implementación de un sistema de gestión de espacio requiere dibujos CAD precisos, organizados y consistentes. Aunque es posible que algunas organizaciones ya tengan un buen sistema para lograr esto, FM: Systems generalmente encontrará que las organizaciones deben realizar esto como un proyecto como parte del trabajo de implementación. En esos casos, los pasos generales son los siguientes:

  1. Identifique y ubique dibujos CAD para cada piso de la cartera.
  2. Si es necesario, establezca convenciones de nomenclatura y almacenamiento de archivos para todos los dibujos.
  3. Revise todos los dibujos para verificar su precisión con respecto a las paredes, puertas, columnas y límites de estaciones de trabajo (paneles de estaciones de trabajo de planta abierta).
  4. Establezca pautas de capa de CAD y ponga todos los dibujos en conformidad razonable.
  5. Decida si los archivos de referencia se mantendrán para las disciplinas relacionadas. Si es así, establezca una convención de nomenclatura y archivo para todos los archivos de referencia y ponga los archivos de referencia en conformidad.
  6. Determine la versión de AutoCAD para estandarizar y actualizar todos los dibujos a esa versión.

Agregue líneas de límite conocidas como polilíneas alrededor de todas las habitaciones, estaciones de trabajo y espacios, colocando líneas de acuerdo con el estándar de medición de área seleccionado. Claramente, establecer el sistema para los dibujos CAD puede implicar una buena cantidad de esfuerzo. Sin embargo, es una parte importante del proceso, y un sistema bien administrado de dibujos CAD proporcionará un gran valor en el futuro como la base gráfica para toda la actividad de gestión del espacio.

Esta es una actividad que se puede contratar con una empresa de servicios CAD. Cuando el trabajo es importante, FM: Systems recomienda utilizar una empresa de servicios para evitar retrasos en la implementación. Vale la pena señalar que el trabajo descrito en los siete pasos anteriores se puede lograr sin conexión a la base de datos de FM: Interact, lo que facilita la contratación de este trabajo a proveedores de servicios que se especializan en servicios de CAD o BIM.

Preparación de modelos BIM para la gestión del espacio

Se está llevando a cabo una tendencia para que la mayoría de los edificios nuevos se diseñen y construyan utilizando BIM en lugar de CAD. Esto hace posible que los administradores de instalaciones basen sus datos de gestión de espacio en modelos BIM en lugar de dibujos CAD. Dado que los edificios más antiguos pueden no estar representados con BIM, muchos administradores de instalaciones utilizarán una combinación de BIM y CAD en sus sistemas de administración de espacio.

Los modelos BIM normalmente requerirán preparación para su uso en un sistema de gestión de espacio. Si el modelo BIM se utilizó para la construcción, recomendamos eliminar las vistas y las notas que se usaron para construir el edificio, pero que no son necesarias para la administración de las instalaciones en curso. Esencialmente, esto está transformando el modelo BIM de construcción en un modelo BIM de administración de instalaciones. Donde se usaron modelos vinculados, se debe considerar la consolidación de modelos para facilitar la administración. El objetivo es simplificar y simplificar el modelo para un acceso más rápido y una gestión más sencilla.

De manera similar a los dibujos CAD, es necesario definir los límites de las oficinas y los espacios de trabajo e identificar aquellos con códigos de identificación que son únicos por construcción. También es necesario definir lo que el sistema FM: Interact denomina “vistas gráficas”. Estas son definiciones de elementos de construcción, como paredes, puertas o muebles, que se mostrarán en varias configuraciones.

Finalmente, el equipo de construcción que se administrará como parte de las operaciones de administración de instalaciones debe identificarse y vincularse a la base de datos de administración de instalaciones. Los equipos de construcción de interés incluirían típicamente los principales equipos mecánicos y eléctricos.

Utilizando tipos de espacio para designar los espacios compartidos y prorrateados

Como se discutió anteriormente, la administración del espacio implica la definición de varias agrupaciones y cálculos de espacio. Para el espacio de oficinas, estos son Bruto, Rentable, Utilizable y Asignable. Para el espacio de la universidad y la universidad, estos son Bruto, Asignable Neto, Área de Servicio de Construcción, Área de Circulación, Área Mecánica y Área Estructural.

En FM: Interact, estos cálculos son dirigidos por la designación de ciertos tipos de espacio como espacios comunes. Por ejemplo, al calcular el Área Rentable utilizando el estándar BOMA en un piso de varios inquilinos, cada inquilino recibe una parte de los espacios comunes que atienden a todos los inquilinos en un piso, como circulación común, baños y cuartos de máquinas. Dependiendo de la versión del estándar BOMA que se esté utilizando, también puede haber asignaciones para áreas comunes compartidas por todo el edificio, como el vestíbulo del piso principal.

Decisión: La organización que implementa un sistema de administración de espacio tendrá que decidir cómo se asignan los espacios comunes dentro de los edificios.

Poblando la base de datos de inventario espacial

Una vez que se han tomado decisiones básicas sobre la codificación de edificios y pisos, tipos de espacio y estándares de medición de área, una organización puede comenzar la entrada de datos para los elementos clave del inventario de espacio del sistema. Esto se hace lógicamente de la siguiente manera:

  • Códigos de región y sitio: si se han definido niveles jerárquicos adicionales para agrupar edificios como sitios o regiones, se deben ingresar los valores para estas tablas.
  • Códigos de construcción: los valores para identificar el código, la descripción y, opcionalmente, la dirección, deben ser ingresados para todos los edificios. Para las organizaciones con un gran número de edificios en su cartera de bienes raíces, esto podría hacerse mejor mediante la importación de datos.
  • Códigos de piso y nombres de dibujo: los valores de todos los pisos para todos los edificios deben ingresarse junto con el nombre del archivo CAD asociado.
  • Tipos de espacios: la lista de tipos de espacios predeterminados debe editarse según corresponda.
  • Datos de salas y espacios: estos datos se basan en planos de planta CAD o modelos BIM con CAD o BIM que definen la geometría de cada espacio y que la base de datos de gestión de espacio es la fuente autorizada en varios Atributos del espacio.

Atributos de espacio y habitación

  • ID de espacio: Cada espacio o habitación necesita un número o código de identificación que sea único por edificio.
  • Nombre del espacio: Esta información es útil para comprender el carácter y el propósito de un espacio, especialmente cuando los códigos de tipo de espacio y estándar de espacio no son obvios. El nombre debe ser de carácter general, como para no implicar a un departamento u ocupante específico. En otras palabras, el campo debe tener valores como “Oficina” o “Sala de conferencias” en lugar de “Oficina de John Smith” o “Sala de conferencias de Finanzas”.
  • Capacidad: Un atributo esencial de cada espacio es su capacidad de asignación a los ocupantes. Cuando esté totalizado, esto nos indicará la capacidad de ocupación por piso, edificio, campus u organización. Al hacer coincidir esto contra la ocupación total, se nos indicará el número de espacios de trabajo no asignados (vacantes).

La capacidad de las salas de reuniones debe rastrearse en un campo separado para no confundirse con la capacidad del espacio de trabajo.

Generalmente, el valor de la capacidad de una oficina o estación de trabajo será 1, pero en el caso de una oficina compartida, el valor podría ser 2 o mayor. En el caso de una estación de trabajo que no está destinada a ser asignada, como la estación de un visitante, la capacidad se puede establecer en 0.

En los casos en que los espacios de trabajo se utilizan para múltiples turnos, la capacidad del espacio en un momento dado debe ser usado. Por ejemplo, un escritorio que es usado por tres personas diferentes en tres turnos diferentes debe tener una capacidad de 1 ya que solo una persona puede ocupar el espacio a la vez.

  • Estándares de espacio: La mayoría de los administradores de instalaciones utilizan el concepto de estándares de espacio para definir diseños típicos de espacios de trabajo. Al simplificar la variedad de diseños de espacios de trabajo utilizados, resulta más fácil reubicar a los ocupantes sin la necesidad de reconfigurar los muebles.

Los estándares de espacio no pretenden ser exactamente idénticos, pero deben ser generalmente del mismo tamaño y diseño. Los estándares de espacio son una clasificación de espacio que es más específica que el tipo de espacio. Por ejemplo, una instalación puede tener tres tipos estándar de oficinas privadas. Todos se clasificarían con el mismo código de tipo de espacio, digamos “P-OFFC”, pero tendrían diferentes estándares de espacio. La codificación para los estándares de espacio depende del usuario, pero a continuación se muestra un esquema de codificación típico:

  • A1 – Oficina Provada Grande
  • A2 – Oficina Privada Mediana
  • A3 – Oficina Privada Pequeña
  • B1 – Puesto de trabajo grande
  • B2 – Puesto de trabajo pequeño
  • C1 – Sala de reuniones grande
  • C2 – Sala de reuniones mediana
  • C3 – Sala de reuniones pequeña
  • P1 – Sala de proyectos grande

Se debe usar el juicio para mantener la lista lo suficientemente específica como para ser informativa, pero no tan detallada que se vuelva inutilizable. La intención es que un usuario del sistema pueda juzgar la idoneidad de un espacio basado en el código estándar de espacio y poder asociar varios puestos de trabajo con estándares de espacio apropiados. Por ejemplo, una instalación puede tener varios tipos de oficinas pequeñas que van desde 100 pies cuadrados a 120 pies cuadrados, pero las designa todas con el mismo estándar de espacio.

  • Atributos específicos del cliente: Las organizaciones a menudo tendrán otros atributos relacionados con el inventario de espacio que son relevantes a sus negocios y flujos de trabajo particulares. Estos atributos pueden ser aplicables a espacios, pisos, edificios, sitios u otros elementos de las tablas de datos de inventario de espacios.

FM:Systems alienta a los usuarios a implementar estos atributos especiales, pero se debe utilizar el juicio para asegurarse de que los datos se mantendrán y se mantendrán. actualizado. Los usuarios deben recordar que, si bien puede ser bastante fácil definir campos personalizados, se necesita un esfuerzo continuo para completar los datos y mantenerlos precisos. Dado que los campos personalizados se pueden agregar en un momento posterior sin penalización, a menudo es mejor comenzar con menos información en lugar de más.(…)

Fuente: SCHLEY, Michael. “Best Practices for Space Management to Maximize Your Corporate Real Estate Investments”. Traducido por: Arq. Ricardo López.
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