<<<Parte III

Definición de atributos para ocupantes

Generalmente tiene sentido rastrear cualquier atributo de ocupante disponible de los datos de origen que pueda ser relevante para la administración del espacio. Como mínimo, esto incluiría:

  • Identificación del empleado
  • Nombre y apellido
  • Correo electrónico
  • Número (s) de teléfono
  • Título
  • Código de departamento u organización
  • Nombre de usuario de la red donde el ocupante también será usuario del sistema.

Atributo de código de trabajo

Algunos las organizaciones rastrean a los empleados por un código de trabajo o clasificación que está asociada con un estándar de espacio. Esta es una información valiosa ya que puede ser utilizada por el administrador de la instalación para evaluar la mejor asignación de espacio. Esto se hace asociando cada código de trabajo con un estándar de espacio. En las organizaciones donde los códigos de trabajo no se relacionan con los estándares de espacio, los códigos aún pueden ser información útil.

Empleados por contrato y temporales

Por lo general, la lista de ocupantes de un edificio que son empleados regulares se puede obtener mediante la importación de datos o la integración con un Sistema de recursos humanos (RRHH) de la organización. Los ocupantes que son empleados por contrato o empleados temporales pueden faltar en la lista de Recursos Humanos. Con frecuencia, se pueden utilizar fuentes de datos adicionales desde el sistema de directorio de inicio de sesión de red o el sistema de identificación de seguridad para producir una lista completa de ocupantes. Cuando estos sistemas no están disponibles o no son adecuados, los usuarios pueden necesitar mantener la lista de contratistas y empleados temporales mediante la edición manual de la lista de ocupantes.

Empleados remotos: Puede haber valor en el seguimiento de empleados remotos en el sistema. En estos casos, se puede utilizar un código de construcción “pseudo” que designa una ubicación remota general.

Atributo de ubicación: Un atributo importante que normalmente no existe en datos externos, al menos no en un estado confiable, es la ubicación del empleado. En otras palabras, debemos averiguar quién se sienta dónde. El sistema FM:Interact utiliza los campos de ID de espacio del empleado para rastrear esta información. Parte del proceso de implementación de un sistema de administración de espacio es la tarea de determinar e ingresar datos en la ubicación del empleado. Una práctica recomendada es utilizar la ayuda de los enlaces departamentales, asignándoles la tarea de usar la vista del plano de planta para asociar a los empleados de su departamento a los espacios de trabajo. Se debe prestar especial atención a las personas que tienen múltiples asignaciones de espacio. Otro método consiste en recopilar datos iniciales en una hoja de cálculo y luego usar una función de carga de datos para completar el atributo de ubicación.

A veces nos encontramos con sistemas de recursos humanos que llevan datos de ubicación de los empleados. Esta información puede ser útil como una verificación cruzada, pero por lo general tiene un bajo grado de precisión. Además, los valores de ubicación generalmente no se validan contra una lista de ubicaciones válidas, por lo que generalmente hay una buena cantidad de datos no válidos. Una práctica recomendada es importar este atributo en un campo de referencia de ubicación que se puede usar para obtener información, pero no se puede usar como datos validados.

Mantener los datos de administración del espacio

La información precisa en los sistemas de administración del espacio debe mantenerse para que los sistemas sean útiles. La información cambia a lo largo del tiempo y es esencial establecer procedimientos para actualizar los datos.

Los edificios y pisos

Los cambios en los edificios y pisos son bastante poco frecuentes. Las actualizaciones se pueden hacer según sea necesario. Se debe establecer un procedimiento para “incorporar” un nuevo edificio, ya que otros sistemas de datos corporativos pueden verse afectados. También se debe establecer un procedimiento para agregar pisos nuevos, en particular con respecto a los dibujos CAD o los modelos BIM.

Las actualizaciones de espacios

Los cambios que implican la reconfiguración de paredes, puertas o paneles de muebles de planta abierta deben realizarse en los archivos de planos de planta CAD o en el modelo BIM de origen. Una vez que se realiza el cambio en los gráficos del plano de planta, los planos de planta deben volver a publicarse para establecer planos de planta precisos en el sistema de gestión de espacio.

Las actualizaciones que conllevan cambios en los atributos de espacio o clasificaciones se pueden realizar en CAD o BIM, pero las actualizaciones también se pueden hacer directamente en el sistema de gestión de espacio. En el sistema FM: Interact, un usuario podría realizar estos cambios en la vista de datos o en la vista de plano de planta.

Los datos de los empleados y los datos de la jerarquía organizativa deben mantenerse con las importaciones de datos regulares. Los datos de ubicación de los empleados se mantienen mejor mediante el uso del software de gestión de movimientos que utiliza eventos de movimiento para actualizar los datos de ocupación.

Asociar espacios con unidades organizativas

Además de asociar espacios con ocupantes, es importante asociar espacios con unidades organizativas. En la mayoría de los casos, el grupo del ocupante y el grupo al que se asigna el espacio son los mismos. En otras palabras, si John Smith en Finanzas se asigna al área de trabajo 5102, el espacio 5102 generalmente se asociará con el departamento de Finanzas.

Los usuarios deberán asignar específicamente espacios de apoyo como salas de proyectos y salas de conferencias dedicadas a grupos. Los usuarios también necesitarán administrar espacios compartidos por varios grupos, especificando el porcentaje de la sala asociada con cada grupo respectivo.

Los usuarios también necesitan una forma de lidiar con las excepciones, en los casos en que el espacio se cargue a un grupo diferente al del ocupante asignado. Los planos de planta codificados por colores son una gran ayuda para comunicar las asignaciones de espacio de los departamentos y obtener la confirmación o corrección de estas asignaciones de los departamentos que ocupan el espacio.

Devoluciones de cargo

Muchas organizaciones calculan el espacio utilizado por cada departamento y producen cargos internos para cada departamento por el espacio que el departamento utiliza. Los sistemas de devolución de cargo pueden hacer que los departamentos usen el espacio de manera más responsable y proporcionar un incentivo para devolver espacio que no es necesario. Algunas organizaciones que no usan las devoluciones de cargo por el espacio aún encuentran valor en el cálculo y el informe del costo del espacio por departamento para comunicar mejor el costo de la ocupación. Los sistemas de devolución de datos requieren procesos y procedimientos bien definidos. Entre los temas que se determinarán están:

  • ¿Cuál es la frecuencia para calcular las devoluciones de cargo? Encontramos que un ciclo mensual es el más común.
  • ¿Qué tipos de espacios se considerarán espacios comunes prorrateados e incluidos en el cargo por espacio?

Nuestra experiencia es que la mayoría de los espacios de soporte, como las salas de conferencias, están incluidos en la devolución de cargo. Las áreas para fines especiales, como cafeterías, instalaciones de capacitación y centros de datos, no se prorratean como áreas comunes sino que se cargan a sus respectivos centros de costos.

  • ¿Qué información se debe proporcionar a los gerentes de departamento para que puedan verificar su ocupación?

El plano de planta codificado es una buena práctica para comunicar el espacio que se cobra a cada departamento. Un beneficio de un sistema de devolución de cargo es que los cargos por espacio sirven como incentivo para mantener los datos precisos. Las organizaciones que utilizan sus sistemas de gestión de espacio para las devoluciones de cargo deben asegurarse de que los códigos de grupo utilizados en la jerarquía organizativa sean compatibles con las necesidades contables del sistema de imputación.

Informes y métricas recomendados

La definición de la lista de informes y métricas estándar comienza con la identificación de los recuentos o cálculos clave y proporciona una definición clara de la medida.

Métricas

En general, recomendamos el seguimiento de las siguientes métricas:

  • Pies cuadrados o metros cuadrados rentables para espacio de oficina: Esta es la forma más común de entender el área útil de un edificio y se usa comúnmente como referencia de la industria.
  • Número de ocupantes: El número de personas con oficina y puesto de trabajo asignado en un edificio o nivel.
  • Capacidad: La cantidad de asientos de oficinas y estaciones de trabajo asignables en un edificio o piso.
  • Asientos vacantes: la cantidad de asientos de oficinas y estaciones de trabajo que están disponibles para ser asignados a un ocupante pero que actualmente no están asignados.
  • Utilización: la cantidad de ocupantes que usan un edificio, piso o espacio en un punto determinado en el tiempo.
  • Pies cuadrados o metros cuadrados asignables para espacio de oficina: las áreas de oficinas, estaciones de trabajo u otros espacios sin asignación de espacio común.
  • Espacio asignable neto para universidades: las áreas de aulas, laboratorios, Oficinas, dormitorios, salas de reuniones y otros espacios funcionales sin asignación de espacio común. Esto se define por el FICM.
  • Pies cuadrados brutos o metros cuadrados: el área total de un edificio o piso medido desde el exterior de las paredes exteriores. Esto es aplicable donde el espacio es de propiedad y menos aplicable para el espacio alquilado.
  • Medidas de costo: medidas de los costos de las instalaciones que generalmente incluirán el alquiler, los servicios públicos, los impuestos, el seguro y el mantenimiento. Las mediciones de costos deben definirse cuidadosamente para que el usuario entienda qué costos están incluidos o excluidos y puede hacer comparaciones justas entre edificios.

Aunque cada organización tendrá necesidades de informes únicas, la mayoría estará bien atendida con los siguientes informes:

  • Vacante por cuenta y pie cuadrado o metro cuadrado.
  • Ocupación departamental por pie cuadrado o metro cuadrado.
  • Costo por pie cuadrado o metro cuadrado por sitio.
  • Planificado Densidad: área promedio de asientos de oficinas y estaciones de trabajo.
  • Tasas de ocupación por edificio.
  • Tipos de espacio por piso.
  • Fuerza laboral remota y no remota.
  • Áreas promedio de oficinas y estaciones de trabajo.

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Fuente: SCHLEY, Michael. “Best Practices for Space Management to Maximize Your Corporate Real Estate Investments”. Traducido por: Arq. Ricardo López.
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