(…Viene de Parte IV)

Tendencias emergentes en la gestión del espacio

Los espacios de trabajo compartidos y las nuevas formas de trabajar

La tecnología móvil ha hecho posible que muchas personas trabajen en cualquier lugar, en cualquier momento. Los trabajadores remotos se han convertido en algo común, y los esfuerzos para lograr un mejor equilibrio entre la vida personal y laboral han hecho que muchos empleados trabajen de forma remota según sea necesario. El uso relativamente bajo de oficinas y espacios de trabajo ha provocado que muchas organizaciones reconsideren la premisa de una estación de trabajo por empleado. Dado el hecho de que en un día cualquiera un gran número de empleados “no están en sus escritorios”, muchas organizaciones están experimentando con espacios de trabajo compartidos. Algunas compañías han reportado ahorros de costos dramáticos. En un caso, una compañía farmacéutica pudo reducir sus propiedades inmobiliarias a la mitad.

La terminología para este enfoque de ocupación aún no está resuelta, pero las prácticas a menudo se describen como espacio flexible, espacio de trabajo ágil, escritorio compartido, espacio de trabajo alternativo y espacio de trabajo basado en actividades. Sugerimos el término “espacio de trabajo ágil” para describir esta práctica, pero también respaldamos cualquier término que una organización elija para describir estos nuevos enfoques para la gestión del espacio.

Si bien pocas organizaciones se han trasladado completamente a un espacio de trabajo ágil, muchas empresas están piloteando alguna forma de espacio de trabajo no asignado o han designado partes de su fuerza laboral como trabajadores móviles. Además de reducir la huella de bienes raíces, se debe argumentar que este enfoque menos estructurado de la ocupación da como resultado la destrucción de los silos departamentales y la colaboración mejorada.

Concepto de vecindario

El espacio se delinea en zonas o barrios y se asigna a grupos de ocupantes. La práctica tiene el beneficio de mantener a los grupos de trabajo cerca. Al establecer relaciones entre los asientos y los ocupantes, el administrador de la instalación puede monitorear la adecuación de las asignaciones de espacio. Los grupos que realizan viajes frecuentes tendrían relaciones bajas, tan bajas como 1 ocupante: 2 asientos. Los grupos que realizan trabajo administrativo pueden tener una proporción de 1: 1.

Métricas para el espacio de trabajo ágil

La nueva flexibilidad en el uso del espacio resulta en cierta complejidad en la forma en que entendemos las medidas cuantitativas del uso del espacio. Sugerimos adoptar las siguientes medidas adicionales para comprender el nuevo entorno de espacio de trabajo.

Relación de movilidad

La relación entre la población de un grupo y la cantidad de asientos necesarios. Este es un número que normalmente sería 1.0 para el área de trabajo tradicional y mayor que 1 para el área de trabajo ágil. Por ejemplo, un grupo contable podría requerir asientos asignados completos y tendría un índice de movilidad de 1.00. Por otro lado, una operación de ventas de campo podría necesitar solo asientos de oficina limitados y podría tener una relación de movilidad entre 1.5 y 2.0. La aplicación de la proporción al lado organizativo de la ecuación se adapta a grupos móviles entre ubicaciones ya que los asientos no están cambiando, solo el grupo que usa los asientos.

Población

La cantidad de personas en un grupo departamental que necesita asientos asignados o compartidos.

Número de ocupación efectiva

Esta medida se calcula dividiendo la población total de un grupo departamental por la tasa de movilidad del grupo. Por ejemplo, un grupo de ventas de campo de 100 personas con un índice de movilidad de 4.0 tendría un conteo efectivo de ocupantes de 25. Para satisfacer sus requisitos de espacio, por lo tanto, buscaríamos 25 asientos.

Hoteling

El hoteling es la práctica de proporcionar un espacio de trabajo que se puede utilizar durante cortos períodos de tiempo. Muchas compañías utilizarán un sistema de reserva que les permite a los ocupantes reservar espacio por varias horas o días. Es beneficioso para garantizar que los visitantes, los empleados que generalmente trabajan de forma remota y los empleados a tiempo parcial tengan garantizado un espacio de trabajo adecuado sin el gasto de proporcionarles a estas personas un espacio de trabajo asignado a tiempo completo.

El hoteling también se puede utilizar para espacios de trabajo especiales como salas de enfoque, lo que permite que estos espacios se reserven cuando sea necesario.

Coworking (trabajo en equipo)

El trabajo en equipo es un fenómeno relativamente reciente que tiene sus raíces en las incubadoras de empresas de nueva creación. El coworking tiene algunas similitudes con las “oficinas ejecutivas” tradicionales, donde las salas de conferencias y la función de recepción son compartidas por profesionales independientes. Sin embargo, el coworking normalmente proporciona espacio abierto en lugar de cerrado y no asignado. Los espacios de coworking generalmente operan con membresías donde los miembros se contraen por un número específico de horas de uso por mes.

En los últimos cinco años, los espacios de coworking se han abierto en la mayoría de las principales ciudades del mundo. Se han hecho populares entre las empresas emergentes cuyas necesidades de espacio en el futuro son inciertas y con profesionales creativos independientes que se benefician de la interacción con otros profesionales creativos.

La colaboración aún no ha sido utilizada de manera importante por las grandes empresas, pero el campo está evolucionando rápidamente y pudimos ver Las corporaciones usan el coworking para oficinas remotas.

El uso de sensores de IoT para determinar la ocupación en tiempo real

Debido a la naturaleza de los cambios en el trabajo y la tecnología, muchas personas pueden trabajar en cualquier lugar, en cualquier momento, muchas organizaciones están observando un uso reducido del espacio de oficina tradicional. Al considerar el cambio a un enfoque de espacio de trabajo compartido, estas empresas tienen la necesidad de entender con mayor precisión cómo y cuándo se está utilizando su espacio de oficina.

El movimiento de tecnología de Internet de las cosas (IoT) ha traído recientemente avances significativos en sensores. El uso de sensores de movimiento puede proporcionar datos valiosos que pueden utilizarse para comprender la ocupación en tiempo real. Por ejemplo, una organización puede determinar que su espacio de oficina se utiliza en promedio al 55% de su capacidad, pero con una capacidad máxima de 85% los miércoles por la tarde. Esto podría proporcionar soporte para una decisión de reducir la capacidad en un 15% e implementar una política de espacio de trabajo compartido, sabiendo que la carga máxima aún podría ser acomodada. La recopilación de datos de utilización real también es muy valiosa para establecer las relaciones de movilidad necesarias para implementar una solución ágil de espacio de trabajo.

El GPS interior es otra tecnología que tiene posibilidades interesantes. Mediante el uso de puntos de acceso de alta definición, estos sistemas pueden rastrear con precisión las ubicaciones de los teléfonos inteligentes y otros dispositivos que emiten señales de Wi-Fi o Bluetooth. Las compañías que consideran esta tecnología deben saber que muchos empleados tendrán problemas de privacidad con esta tecnología, incluso si tienen la seguridad de que los datos son anónimos.

Otra tecnología con gran potencial es el uso de cámaras estereoscópicas que se pueden montar en las puertas para contar a las personas que entran y salen de un espacio. Cuando se utiliza con salas de conferencias, esta tecnología puede proporcionar datos valiosos sobre la utilización de las salas de reuniones, y respaldar las decisiones de las salas de reuniones del tamaño adecuado. Otras tecnologías que tienen un potencial interesante incluyen los sistemas RFID que se usan con las credenciales de seguridad de los empleados, los sensores instalados en los accesorios de iluminación y los sensores llamados balizas que pueden detectar señales Bluetooth de baja potencia. En conjunto, estas tecnologías brindan nuevas y emocionantes posibilidades de mejorar nuestra comprensión de cómo se usan los edificios y hacer que los edificios respondan a sus ocupantes.

Apéndices

Apéndice 1: Uso de los estándares BOMA e IFMA para polilíneas CAD y límites de área BIM

  1. Dibuja el límite exterior bruto en la cara exterior de la pared exterior.
  2. Dibuja el límite interior bruto basado en el estándar utilizado.
  • Si se están utilizando los estándares de IFMA, dibuje el límite interior bruto hacia la cara interior de la pared.
  • Si se están utilizando los estándares de BOMA, dibuje el límite interior bruto hacia la “parte dominante” de la cara interior del muro exterior. La regla de la porción dominante establece que la medición debe realizarse en vidrio frontal o pared sólida, lo que constituye más del 50% del muro medido verticalmente. En otras palabras, si una parte de la pared tuviera un techo de 9 ’y una ventana que comenzara en 3’ y vaya a 8 ’, el cristal sería 5/9 de la pared.
  1. Dibuja polilíneas (AutoCAD) o límites de área (Revit) para penetraciones verticales y sus paredes circundantes. Las penetraciones verticales incluyen escaleras, ascensores y ejes mecánicos. Las polilíneas o los límites de área incluyen muros cercados cuando se apoyan en cualquier otro tipo de espacio. Cuando apoye otra penetración vertical, dibuje hacia la línea central.
  2. Dibuja polilíneas o límites de área para todos los espacios centrales, incluidos baños, armarios eléctricos, armarios de conserjes y circulación primaria. Cuando se apoyen en otros espacios centrales, dibuje en la línea central. Cuando colinda con espacios de inquilinos, incluya la pared.
  3. Dibuja polilíneas o límites de área para todas las oficinas, estaciones de trabajo de planta abierta y otras habitaciones dentro del espacio para inquilinos. Dibuja a la línea central de todas las paredes interiores.

Fuente: SCHLEY, Michael. “Best Practices for Space Management to Maximize Your Corporate Real Estate Investments”. Traducido por: Arq. Ricardo López.
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